Política de Privacidad
1. Quiénes somos y qué roles cumplen las partes
Rutik es una plataforma de software para la gestión de rutas escolares: inspecciones de vehículos, novedades o incidentes, y control de cumplimiento de la flota.
En el tratamiento de datos personales, el colegio o institución educativa actúa como Responsable del Tratamiento (decide para qué y cómo se tratan los datos, y mantiene la relación con las familias), y Rutik actúa como Encargado del Tratamiento: trata los datos únicamente por instrucción del colegio y para las finalidades que este defina.
2. Información que tratamos
- Datos del personal del colegio: nombre completo, correo electrónico, contraseña (almacenada con hash) y rol asignado (administrador, supervisor, conductor), colegio o sede.
- Datos operativos de la flota: vehículos, placas, estado, documentación, conductor asignado, rutas y resultados de inspecciones diarias y mensuales.
- Novedades de ruta: fecha y turno, tipo de novedad (inasistencia, demora, seguridad, daño del vehículo, disciplina, cambio de turno, otro), descripción, vehículo o ruta y quién la reporta. Cuando el colegio registra una novedad, la descripción puede referirse a un estudiante.
- Datos de uso: información de inicio de sesión y actividad dentro de la aplicación.
La plataforma no realiza seguimiento de la ubicación individual de los estudiantes.
3. Uso de la información
- Autenticar y autorizar el acceso de usuarios según su rol.
- Gestionar vehículos, rutas, inspecciones y novedades de la flota.
- Generar reportes de cumplimiento y tableros para el colegio.
- Enviar notificaciones relacionadas con alertas de la flota.
- Mantener la seguridad y el funcionamiento de la plataforma.
4. Datos de niños, niñas y adolescentes
Rutik es una herramienta para el personal adulto del colegio y los menores no crean cuentas. Sin embargo, en la gestión de rutas el colegio puede registrar novedades que incluyan datos de estudiantes, quienes son niños, niñas o adolescentes.
- Esos datos se tratan bajo la responsabilidad del colegio y en el interés superior del menor (art. 7 de la Ley 1581 de 2012).
- La autorización para tratar datos de menores la otorga su representante legal, y es el colegio quien debe obtenerla.
- Rutik no utiliza estos datos para fines propios, publicidad, marketing ni entrenamiento de modelos.
- El acceso a estos datos está restringido al personal autorizado del colegio.
5. Autorizaciones y aviso de privacidad
El colegio es responsable de contar con las autorizaciones previas, expresas e informadas de los titulares (y de los representantes legales, cuando se trate de menores), así como de informar el aviso de privacidad en el punto de recolección.
6. Almacenamiento, seguridad y retención
- Cifrado en tránsito (HTTPS/TLS) y contraseñas almacenadas con hash mediante algoritmos seguros.
- Aislamiento de los datos por colegio o sede y acceso restringido por rol.
- Los datos se conservan mientras la cuenta y la relación con el colegio permanezcan activos, y durante los plazos necesarios para las finalidades y obligaciones aplicables. Al terminar la relación, se devuelven o eliminan según la instrucción del colegio, salvo obligación legal de conservarlos.
- No compartimos datos personales con terceros para fines de marketing.
7. Servicios de terceros y transferencias
Utilizamos proveedores para operar la plataforma, lo que puede implicar transferencia internacional de datos:
- Firebase Cloud Messaging (Google): envío de notificaciones push. Google trata los datos de acuerdo con su Política de Privacidad.
- Proveedor de infraestructura (hosting): alojamiento de la plataforma y la base de datos.
8. Derechos del titular
Los titulares, o sus representantes legales, pueden conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y revocar la autorización. Pueden presentar consultas o reclamos por los siguientes canales:
- Canal de atención (PQR): [email protected].
- Plazos: consultas dentro de los 10 días hábiles siguientes; reclamos dentro de los 15 días hábiles siguientes (arts. 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012).
Cuando el titular sea un estudiante, la solicitud debe dirigirse al colegio en su calidad de Responsable. Rutik apoyará al colegio para atenderla.
9. Cambios en esta política
Nos reservamos el derecho de actualizar esta política en cualquier momento. Los cambios serán publicados en esta página con la fecha de la última actualización.
10. Contacto
Si tiene preguntas sobre esta política o sobre el tratamiento de sus datos, puede contactarnos:
- Correo electrónico: [email protected]
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